Waarom we Tend bouwden
Jarenlang roosterde ik als coördinator vrijwilligers in een hospice. Ik zag hoeveel tijd er verdween in planning en administratie, tijd die ik veel liever aan de vrijwilligers zelf had besteed. Uit die ervaring is Tend ontstaan: software voor hospices, gemaakt door iemand die het werk zelf heeft gedaan. In deze eerste blog vertel ik waarom.
Tend begon niet achter een laptop, maar op de gang van een hospice. Ik werkte daar als coördinator vrijwilligers. Wie dat werk kent, weet hoe een gewone woensdagochtend eruit kan zien: de telefoon gaat, een vrijwilliger is ziek, en de nachtdienst van donderdag staat nog open. Dan begon het zoeken. Een appje in de groep, een paar mensen bellen, het rooster bijwerken in het planningsprogramma dat we gebruikten. En ondertussen zat er in de huiskamer een nieuwe vrijwilliger na haar eerste nachtdienst, die eigenlijk even haar verhaal kwijt wilde.
Vrijwilligers zijn het hart, de administratie de rem
Een hospice draait op vrijwilligers. Zij zitten 's nachts naast een bed, koken de maaltijd die nog net geproefd wordt, waken thuis bij mensen die in hun eigen omgeving willen sterven. Zonder hen bestaat de zorg zoals hospices die bieden simpelweg niet. Wat ik steeds weer zag: de software die er was, sloot niet aan op hoe een hospice werkt. Het programma deed wat het moest doen, maar alles kostte net te veel klikken, te veel omwegen en te veel uitleg aan vrijwilligers. Dus vulden we de gaten op met WhatsApp, telefoontjes en heel veel geheugen van mij als coördinator. Dat kostte me uren per week, en die uren gingen af van het werk waarvoor ik ooit in de hospicezorg ben gestapt. Ook onze vrijwilligers merkten het. Wie een dienst wilde ruilen, moest mij bellen. Wie wilde zien wanneer er nog plek was, moest het vragen. Dat drempeltje lijkt klein, maar voor mensen die hun vrije tijd geven, telt elke drempel.
Mijn tijd hoort bij de vrijwilligers
Daaruit groeide bij mij één eenvoudige overtuiging: de tijd van een coördinator hoort bij de vrijwilligers, niet bij het rooster. Hen inwerken, begeleiden, bijpraten na een zware dienst, op tijd zien wanneer iemand het even te veel wordt. Zij zorgen voor de gasten; ik wil er zijn voor hen. Software moet dat werk ruimte geven, niet een extra taak worden. De naam zegt het eigenlijk al. Tend is Engels voor zorgen voor, waken over, iets met aandacht bijhouden. Precies wat vrijwilligers en coördinatoren elke dag doen. Ik wil dat Tend dat werk ondersteunt zonder er zelf de aandacht naartoe te trekken. Dat betekent drie dingen voor hoe we bouwen. Het moet eenvoudig zijn, ook voor de vrijwilliger van 78 die liever geen app installeert. Het moet de coördinator overzicht geven in plaats van extra klikwerk. En het moet passen bij hoe Nederlandse hospices echt werken, niet bij hoe een softwarebedrijf denkt dat ze werken. Dat weet ik uit eigen ervaring.
Gebouwd vanuit de praktijk
De kern van Tend is vrijwilligersadministratie en zelf inroosteren. Vrijwilligers zien welke diensten openstaan en schrijven zich zelf in. De coördinator ziet in één oogopslag waar nog gaten zitten, in plaats van dat zelf te moeten uitpuzzelen. Rond die kern bouwen we modules voor de andere taken die nu vaak los van elkaar lopen: de keuken, het thuiswaken en de facturatie van eigen bijdragen en gastmaaltijden. Een hospice kiest zelf wat het nodig heeft. We bouwen Tend niet vanaf een tekentafel. Hospice de Oase denkt vanaf het begin mee en gebruikt Tend in de praktijk. Wat daar niet werkt, passen we aan. Zo blijft de vraag die ik mezelf op die gang stelde leidend: maakt dit het werk lichter?
Denk met ons mee
Dit is mijn eerste blog voor Tend, en zeker niet de laatste. Hier deel ik wat we leren, wat we bouwen en wat ik hoor van coördinatoren en vrijwilligers in het land. Werk je in of voor een hospice en herken je dit verhaal? Dan hoor ik graag van je. Welke taak kost jou de meeste tijd die je liever aan je vrijwilligers besteedt? Laat het me weten. Juist die antwoorden bepalen wat Tend wordt. Amy
Probeer Tend 30 dagen gratis met je hele hospice.